La conservazione a norma dei documenti
Come fare correttamente conservazione documentale digitale
Da quando la fattura elettronica è diventata obbligatoria, anche se non per tutti, l’argomento della conservazione digitale dei documenti è diventato più popolare ed importante per le aziende che devono conservare a norma i documenti aziendali.
In questo articolo facciamo un riepilogo di cos’è e come funziona la conservazione documentale o dematerializzazione documentale.
Cos’è la conservazione documentale?
La conservazione sostitutiva dei documenti è una procedura informatica che fa in modo che i documenti conservati a norma abbiano una validità legale, che possano cioè essere usati in caso di opponibilità.
La conservazione documentale non si applica solo a documenti nativi digitali, ma, per mezzo della dematerializzazione documentale, anche ai documenti cartacei, permettendo così di liberarsi di archivi ingombranti e costosi a livello di gestione.
Questo è possibile perché la normativa italiana, grazie ad una regolamentazione completa creata ed implementata negli anni, prevede che si possa conservare a norma un documento anche e solo in formato digitale. Per maggiori informazioni si può consultare il sito dell’AgID, agenzia per l’Italia digitale.
Per quel che concerne i documenti digitali nativi, le normative prevedono che con l’applicazione della firma grafometrica o della firma digitale si possono rendere legalmente validi a norma di legge anche questi documenti con la possibilità di essere usati in caso di cause legali.
Chi deve aderire alla conservazione documentale?
La conservazione documentale è obbligatoria per le pubbliche amministrazioni, mentre per privati ed aziende dipende dalla normativa vigente, e comunque potremmo fare un distinguo fra obbligo fiscale e obbligo civile
- L’obbligo fiscale, regolamentato dall’istituzione e disciplina dell’IVA e dalle disposizioni comuni in materia di accertamento delle imposte sui redditi, prevede che i documenti contabili devono essere conservati per 5 anni.
- L’obbligo civile è regolamentato dal Codice Civile (art.2220) dove viene prevista la conservazione dei documenti contabili obbligatori per dieci anni.
Conservazione sostitutiva, cosa devo conservare?
Ci sono molti tipi di documenti che la normativa prevede siano conservati, qui ne facciamo un breve estratto di quali e per quanto tempo:
- Fatture: 10 anni
- Scritture contabili: 10 anni
- Dichiarazioni dei redditi: 7 anni
- Cartelle esattoriali (irpef, Iva,Irap): 10 anni
- Ricevute di trasporto: 12 mesi in UE, 18 mesi fuori UE.
- Atti notarili: per sempre
Come posso fare conservazione digitale per la mia azienda?
Le modalità per fare conservazione digitale dei documenti sono essenzialmente due:
- In house
- In outsourcing
La soluzione in house, cioè all’interno dell’azienda ed in maniera autonoma, la si può fare a patto che si soddisfino tutte le normative e le regole tecniche per la conservazione documentale, e necessita di una struttura organizzativa interna, come la nomina di un responsabile della conservazione.
La soluzione della conservazione sostitutiva in outsourcing prevede che la conservazione dei documenti digitali possa essere fatta da soggetti terzi che seguano le normative tecniche, e a tal proposito esiste presso l’AgID una lista di soggetti accreditati.
Ovviamente, qualsiasi azienda a cui decidiate di affidarvi per fare archiviazione in outsourcing, fate bene attenzione che si avvalga di servizi hosting con servizi di manutenzione e possibilmente non a carico vostro
Il responsabile della conservazione, chi è?
Il responsabile della conservazione documentale è una figura necessaria ed importante, si occupa della gestione dei flussi documentali verificando che tutto il processo di gestione di documenti sia corretto.
Appurato che il flusso sia corretto, egli appone la sua firma digitale e la marca temporale sui documenti da conservare a norma.
Questo ruolo importante non può essere svolto da chiunque, ma è anch’esso regolamentato, in questo caso dal Decreto del Presidente del Consiglio del 3 dicembre 2013, dove vengono definite tutte le responsabilità.
Specificatamente, il decreto dice che il ruolo interno può essere svolto da un collaboratore interno, un socio oppure un amministratore.
Nel caso invece in cui si scelga la strada della conservazione in outsourcing, il responsabile della conservazione avrà una delega.
